Datenschutz. Vorbereitende Arbeiten

# 1.10

Mitarbeiter erfassen

Erfassen Sie im Mitarbeiterordner     innerhalb des jeweiligen Mandanten      die Mitarbeiter, die in Datenschutzprozessen involviert sind, welche später in der opus i Dokumentation niedergelegt werden. Beispielsweise in einer Datenschutzfolgenabschätzung. Denken Sie insbesondere an deren Kontaktdaten, Telefon und E-Mailadresse.

Externe erfassen

Erfassen Sie im Externenordner     innerhalb des jeweiligen Mandanten      die externen Personen, die in Datenschutzprozessen involviert sind, welche später in der opus i Dokumentation niedergelegt werden. Auch hier sind die Kontaktdaten die wichtigen Informationen.

Mandantenstammdaten erfassen

Erfassen Sie im Mandantenordner     die Mandantenstammdaten      . Sehr wichtig sind dabei die Informationen die auf den Registerkarten ALLGEMEIN und DS-GVO abgefragt werden.
Die auf der Registerkarte DS-GVO zu hinterlegenden Daten werden benötigt, wenn das Deckblatt für die Verarbeitungstätigkeiten gedruckt werden soll. Dies ist insbesondere dann notwendig, wenn die Aufsichtsbehörde die Liste der Verarbeitungen anfordert. In einigen der Eingabefelder können Dokumente verlinkt werden.

Beauftragtenstammdaten erfassen

Erfassen Sie im Beauftragtenordner     die Beauftragtenstammdaten      . Sehr wichtig sind dabei die Informationen die auf der Registerkarte ALLGEMEIN abgefragt werden.
 Das BESTELLT AB Datum und BIS sind wichtige Informationen. Diese beiden Datenfelder werden beim Erstellen des JAHRESBERICHTES dahingehend geprüft, ob sie im Berichtszeitraum liegen.

IT-Infrastruktur erfassen

Erfassen Sie im Mandantenordner     in einem allgemeinen Ordner   die IT-Objekte, die SIE BEABSICHTIGEN IN DER DATENSCHUTZBETRACHTUNG EINZUBINDEN. Sollten Sie mit opus i bereits die IT-Sicherheit bearbeiten und nach dem IT-Grundschutz vorgehen, haben Sie diese Objekte eventuell bereits in den IT-Grundschutz-Stammdaten-Ordnern stehen.
Prinzipiell sollten wir nicht versuchen eine zweite IT-Doku aufzubauen. Nach unserem Dafürhalten müsste es auch genügen, wenn Sie im Bereich Datenschutz mit Stellvertreterobjekten arbeiten - also mit jeweils einem Stellvertreter für ein Gebäude , einen Raum , ein Netzwerk , ein Server   und einem PC usw.

Stand: 20171227

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