Datenschutz. Jahresbericht (DSGVO) (Verarbeitungen).

# 1.511

Stand: 20190511     20181228

Jahresbericht (DSGVO) (Verarbeitung)

Warnung Das Paper A.001 verliert ab sofort seine Gültigkeit.
Maßgeblich ist ab sofort nur noch dieser Online-Handbucheintrag.

Menü-DSB-Jahresbericht

Jahresbericht (DSGVO) (Verarbeitungen)

In opus i wird der Jahresbericht auf Verarbeitungen angeboten.
Wie dieser Jahresbericht prinzipiell funktioniert entnehmen Sie bitte diesem Online-Handbucheintrag.

Die Endfassung des Templates des neuen Jahresberichtes können Sie über den Kundenbereich hier herunterladen. Verbesserungsvorschläge bzgl. der Formulierungen sind willkommen.

Damit Sie Ihre Dokumentation entsprechend ausrichten können, hier eine Übersicht zu den im neuen Jahresbericht ausgewerteten opus i Objekten.

Folgende Objekte werden im Jahresbericht nach DSGVO ausgewertet:

- Mandantenstammdaten Mandantenstammdaten
- Beauftragter Stammdaten Beauftragterstammdaten
- Verarbeitungstätigkeit des Verantwortlichen Verarbeitungstätigkeit des Verantwortlichen
- Verarbeitungstätigkeit des Auftragsverarbeiters Verarbeitungstätigkeit des Auftragsverarbeiters
- Auftragsverarbeitung Auftragsverarbeitung
- Datenschutzverletzung Datenschutzverletzung (Meldung)
- Datenschutzfolgenabschätzung, Standard DSFA, Standard
- Datenschutzfolgenabschätzung, einfach DSFA, Einfach
- Risikobewertung Risikobewertung
- Schulung Schulung
- Verpflichtung Verpflichtung
- Anfragen an den Beauftragten Anfragen an den DSB
- Fachkundenachweis des Beauftragten Fachkunde des DSB
- Aktivität des Beauftragten Aktivität des DSB
- Planungen zukünftiger Tätigkeiten des Beauftragten Geplante Tätigkeit des DSB

Die Einzelheiten zum Jahresbericht (DSGVO) (Verarbeitungen)

Der Jahresbericht des Datenschutzbeauftragten wird von opus i  über ein vorgefertigtes Template erstellt, das vom Anwender auf seine Anforderungen hin angepasst werden kann.

Beim Drucken ersetzt opus i die Platzhalter „XYZ“ und weitere (siehe unten) mit den entsprechenden Informationen.

Der Anwender kann das Template nach seinen Vorstellungen umgestalten.
Absätze können verschoben, Formulierungen können angepasst, Textstellen und Rubriken können entnommen, Texte und Rubriken können hinzugenommen werden.

So kann z.B. ein Textblock aus der Sektion „10. Anlagen“ durchaus in den Hauptteil des Berichtes übernommen werden.

Sie haben also relativ große Freiheiten.

Warnung  Was Sie nicht ändern können und dürfen, sind die Platzhalter-Bezeichnungen und -Nummern. Sie dürfen Platzhalter entfernen. Sie können keine eigenen Platzhalter hinzufügen.

Hier, in diesem Handbucheintrag, werden die Platzhalter dokumentiert und beschrieben, bezüglich der Frage „woher werden die Infos gezogen“, die dann die Platzhalter ersetzen.

Wir hoffen Ihnen mit der Erstellung des Jahresberichtes einige wertvolle Stunden an Arbeit zu ersparen.

Eintragungen im Template in roter Schrift
Im Template finden Sie Eintragungen in roter Schrift. Hier müssen Sie etwas eintragen oder, wenn es um die ANLAGEN geht, sich für eine der genannten Möglichkeiten entscheiden und einen oder mehrere Platzhalter entfernen.


Beauftragter Stammdaten

Warnung Mehrere Beauftragte in einer Periode?
Damit der korrekte Beauftragtenname in den Bericht eingesetzt werden kann, muss in den Beauftragtenstammdaten  das Stammdatenfeld BESTELLT AB kleiner-gleich als BERICHTSZEITRAUM (VON)  und  das Stammdatenfeld BESTELLT BIS offen (leer) oder größer-gleich als BERICHTSZEITRAUM (BIS) sein.

Werden beim Erstellen des Berichtes mehrere Beauftragtenstammdaten gefunden, muss der richtige/gewünschte Beauftragte während des Erstellungsvorgangs von Ihnen markiert werden.


Jahresbericht-Template

Das Template erwartet  opus i  als RTF-Dokument ( .RTF ).
Das Template muss im Verzeichnis

     \Database\SystemFiles\INIs\“Sprachkürzel“\

aufzufinden sein.

Das Template hat den Dateinamen  DSB-JB-Template-VT.RTF.

Die Endfassung des Templates des neuen Jahresberichtes können Sie über den Kundenbereich hier herunterladen. Verbesserungsvorschläge bzgl. der Formulierungen sind willkommen.

Sie können den fertig erstellten Jahresbericht mit Hilfe von „Word“ überarbeiten und ebenso auch mit „Word“ drucken. WordPad kommt mit den Formatierungen nicht ganz klar und erkennt zum Beispiel keinen Seitenvorschub. Der fertig erstellte Jahresbericht kann durchaus im „Word“-Format (.doc) gespeichert werden, aber bitte nicht als „DSB-JB-Template-VT.RTF“.

Wenn Sie die Objekte in opus i so verwenden, wie es vorgesehen ist, kann eigentlich kein großer Korrekturaufwand bis zur Erstellung des ersten Berichtes auf Sie zukommen.

Augenmerk sollten Sie aber bezüglich der Beauftragten-Objekte Anfrage, Job-Aktivität, Fachkundenachweis und Job-Planung haben, da wir bei diesen Objekten die „Bezeichnungen“ aus dem Beschreibungsfeld nehmen müssen, wie es im Bild dargestellt ist.

Beispiel für Sie:

Die im Bild dargestellte Anfrage an den Beauftragten würde mit der Bezeichnung

Anfrage zum E-Mail-Versand mit persbez Daten durch die Fachabteilung Bauamt“
(bis zum ersten Zeilenumbruch) im Jahresbericht angedruckt.

Bild 1 Was im Bericht angedruckt wird 



Jahresbericht erstellen

Starten Sie den Jahresbericht über das Kontext-Menü auf der rechten Maustaste
     -
auf dem obersten Beauftragtenordner
     - in dem Mandanten, für den der Jahresbericht erstellt werden soll.
Bild 2 JB starten



Im Report-Dialog werden Ihnen Fragen gestellt.


Unter anderem werden Sie aufgefordert Ordner auszuschließen, deren Inhalte nicht in den Bericht übernommen werden sollen.
Bitte suchen Sie jetzt nicht die Ordner mit Beauftragtendaten der Vorjahre, weil das opus i berücksichtigt. Gemeint sind
mit diesen Ordnern solche, „in denen Unrelevantes steht“ – also Beispiele, Übungen, Testdaten usw.
Allerdings sollten Sie solche Ordner ausschließen, in denen Beauftragten-Dinge stehen, die nicht für die Öffentlichkeit bestimmt sind.



wichtiger Hinweis Grundsätzlich werden im Jahresbericht nur Original-Objekte verwendet. Die referenzierten Objekte werden nicht verwendet.

wichtiger Hinweis Grundsätzlich werden im Jahresbericht Objekte, die sich im Papierkorb befinden nicht berücksichtigt.

wichtiger Hinweis Der Berichtszeitraum muss nicht zwangsläufig von Januar bis Dezember gehen. Auch ein Monatszeitraum oder ein jahresübergreifender Zeitraum können vorgegeben werden.  01.01. bis 31.01. oder 01.06.20xx bis 31.05.20xx+1 sind also möglich.



Ältere Beauftragten-Vorgänge im Jahresbericht

Ab opus i Build .472 werden auch offene Beauftragten-Vorgänge aus Vorjahren
zum Übernehmen in den Jahresbericht angeboten, damit angefallener Arbeitsaufwand (bei diesen alten Vorgängen) im Jahresbericht ausgewiesen werden kann. Voraussetzung dazu ist, dass der Vorgang nicht abgeschlossen ist; das „Ende-Datum“ darf nicht eingegeben sein.



Neue Rubrik im Bereich "10. Anlagen"

Ab der opus i Version Build .637 ist im Jahresbericht, im Bereich der Anlagen, eine zusätzliche Rubrik aufgenommen worden.
Die zusätzliche Rubrik zeigt die geplanten Job-Aktivitäten ( Beauftragten-Job-Planung Job-Planungen), die Sie aus irgendeinem Grund noch nicht beginnen konnten.

Gründe zur Verwendung der neuen Rubrik könnten sein:
- die Planungen sollen nicht in Vergessenheit geraten
- die Geschäftsleitung soll davon Kenntnis erhalten

Beachten Sie:

Warnung 
Eine Job-Planung ist solange eine Job-Planung, bis sie in eine Job-Aktivität umgewandelt wurde.

Es gilt:

Es werden alle Job-Planungen der Vergangenheit, einschließlich des Berichtsjahres, zur Übernahme in den Bericht angeboten - Sie werden bzgl. der Übernahme gefragt. Es werden auch die Job-Planungen angeboten, die Sie mit einem Endedatum versehen haben!



Verwendete Erläuterungshilfen

„text“            Texte in Anführungszeichen stehen für dieEingabefeldbezeichnungen der entsprechenden
                      Objekt-Dialoge (Objektbearbeitungsfenster)

Objekt-ABC    nennt das entsprechende Objekt in opus i,  aus dem die benötigte Information gezogen wird.

ERSTELLT      Wörter in Großbuchstaben zeigen einen pauschalen Ersetzungswert an.



Die Platzhalter

Platzhalter  Hier wird die Information gezogen

XYZ1              Datum des Berichtsjahres. Manuelle Vorgabe im Druckdialog.

XYZ2               Name des Datenschutzbeauftragten. „Vorname“ plus „Name“ aus dem Objekt Beauftragter.

XYZ3               Name der Stelle, der der Bericht übergeben wird. „Mandant Name“ aus dem Objekt Mandant Mandantenstammdaten.

XYZ3.1           Name des Leiters der Stelle, dem der Bericht übergeben wird. „Name oder Kontakt“ aus dem Objekt
                       Mandant Mandantenstammdaten.

XYZ3.2           Straße und Hausnummer der Stelle. „Straße und Nr.“ aus dem Objekt Mandant Mandantenstammdaten.

XYZ3.3           PLZ und Ort der Stelle. „PLZ Straße“ plus „Ort“ aus dem Objekt Mandant Mandantenstammdaten.

XYZ70            Eintrag zur Aufsichtsbehörde. Registerkarte DS-GVO aus dem Objekt Mandant Mandantenstammdaten.

XYZ4              Druckdatum.

XYZ10            Pauschale Ersetzungswerte ERSTELLT oder NOCH NICHT ERSTELLT.

XYZ71            Eintrag zur Meldung des DSB bei der Aufsichtsbehörde. Registerkarte DS-GVO aus dem Objekt Mandant Mandantenstammdaten.

XYZ11            Pauschaler Ersetzungswert SIEHE ANLAGEN (wenn ERSTELLT)

XYZ11.1        Textblock mit den Betroffenen, deren personenbezogene Daten durch die Verantwortliche Stelle
                       verarbeitet werden. Siehe ANLAGEN.
XYZ11.2        Textblock mit den Verwendungszwecken unter denen die Verantwortliche Stelle personenbezogene
                       Daten verarbeitet. Siehe ANLAGEN.

XYZ12            Anzahl aller in den markierten Ordnern dokumentierten Verarbeitungen des Verantwortlichen
                       (Objekt Verarbeitung des Verantwortlichen Verarbeitung des Verantwortlichen)

XYZ13            Anzahl aller in den markierten Ordnern dokumentierten Verarbeitungen, die vollständig dokumentiert sind.
                       (Objekt Verarbeitung des Verantwortlichen Verarbeitung des Verantwortlichen).
                       Die Prüfung auf vollständige Dokumentation kann beeinflusst werden.
                       Siehe hierzu die Optionen im Optionenfenster:
                       23 und 24 auf der Registerkarte ALLGEMEIN.
                       2 auf der Registerkarte DATENSCHUTZ.

XYZ14            Anzahl aller in den markierten Ordnern dokumentierten Verarbeitung des Verantwortlichen, die inaktiv
                       sind (Planung, Test,...).
                       (Objekt Verarbeitung des Verantwortlichen Verarbeitung des Verantwortlichen)

XYZ120          Anzahl der Verarbeitung des Verantwortlichen mit hohem oder sehr hohem Schutzbedarf bzgl. der
                       gespeicherten personenbezogenen Daten.
                       (Objekt Verarbeitung des Verantwortlichen Verarbeitung des Verantwortlichen)

XYZ15            Anzahl der Verarbeitung des Verantwortlichen Verarbeitung des Verantwortlichen mit Sensibilitätseinstufungen entsprechend der bei Ihnen
                       hinterlegten Sensibilitäten in der INI-Datei „GeneralSensitivities.INI“. Grundsätzlich sind dort drei
                       Sensibilitäten hinterlegt. Es können aber auch mehr Sensibilitäten aufgeführt sein.
      
                       Beispiel:
                       5 Verarbeitung des Verantwortlichen mit niedriger Sensibilität.
                       12 Verarbeitung des Verantwortlichen mit mittlerer Sensibilität.
                       18 Verarbeitung des Verantwortlichen mit hoher Sensibilität.
                       4 Verarbeitung des Verantwortlichen mit sehr hoher Sensibilität.
                       6 Verarbeitung des Verantwortlichen mit extrem hoher Sensibilität.

XYZ80            Anzahl aller in den markierten Ordnern dokumentierten Verarbeitungen des Auftragsverarbeiters Verarbeitung des Auftragsverarbeiters.
                       (AV für Dritte). Der Berichtszeitraum wird nicht berücksichtigt.

XYZ81            Anzahl aller in den markierten Ordnern dokumentierten Auftragsverarbeitungen Auftragsverarbeitung, vergebene.
                       (Vergebene AV an Dritte). Der Berichtszeitraum wird nicht berücksichtigt.

XYZ90            Anzahl aller in den markierten Ordnern dokumentierten Datenschutzverletzungen Datenschutzverletzung.
                       Der Berichtszeitraum wird berücksichtigt. Ausgewertet wird das Erfassungsdatum des Objektes. Dieses
                       muss innerhalb des Berichtszeitraums liegen.

XYZ100          Anzahl aller in den markierten Ordnern dokumentierten Datenschutzfolgenabschätzungen DSFA,Standard  DSFA,Einfach.
                       Ausgewertet werden die Datenschutzfolgenabschätzung,Standard als auch die DSFA,einfach.
                       Der Berichtszeitraum wird nicht berücksichtigt.

XYZ110          Anzahl aller in den markierten Ordnern dokumentierten Risikobeurteilungen Risikobewertung .
                       Der Berichtszeitraum wird nicht berücksichtigt.

XYZ18            Anzahl aller in den markierten Ordnern dokumentierten Schulungen Schulung/Unterweisung, die im Berichtszeitraum
                       erfasst wurden.
                       (Objekt Schulung Schulung/Unterweisung) und dort das opus i interne Erfassungsdatum.
                       Keine Einzelauflistung vorgesehen (wenn gewünscht, per Standard-Report-Übersicht beilegen).

                       Wenn Sie Gruppenschulungen mit einem einzigen Objekt erfassen, schreiben Sie bitte hinter den
                       Objektnamen die Anzahl der Teilnehmer (z.B. 12) in runden Klammern.
                       Beispiel: Grundschulung Datenschutz (12)

                       Sonderfall: Grundschulung Datenschutz (0).
                       Diese Schulung wird nicht in den Bericht aufgenommen, da in Klammern 0 steht.

                       Warnung Beim Kopieren und Einfügen eines Objektes (Schulung) erhält das eingefügte Objekt immer das aktuelle
                       Datum als Erfassungs- und Änderungsdatum.


XYZ19            Anzahl aller in den markierten Ordnern dokumentierten Verpflichtungen Verpflichtung, die im Berichtszeitraum erfasst
                       wurden. (Objekt Verpflichtung Verpflichtung) und dort das opus i interne Erfassungsdatum. Keine Einzelauflistung
                       vorgesehen (wenn gewünscht, per Standard-Report-Übersicht beilegen).

                       Wenn Sie Gruppenverpflichtungen mit einem einzigen Objekt erfassen, schreiben Sie bitte hinter den
                       Objektnamen die Anzahl der Verpflichteten in runden Klammern.
                       Beispiel: Verpflichtungen Administratoren (4)

                       Sonderfall: Verpflichtungen Administratoren (0)
                       Diese Verpflichtung wird nicht in den Bericht aufgenommen, da in Klammern 0 steht.

                       Beim Kopieren und Einfügen eines Objektes (Schulung) erhält das eingefügte Objekt immer das aktuelle
                       Datum als Erfassungs- und Änderungsdatum.



XYZ20            Anzahl aller in den markierten Ordnern dokumentierten Anfragen Anfrage an den Beauftragten an den Beauftragten, deren
                       Bearbeitung im Berichtszeitraum begonnen wurde.
                       (Objekt Anfrage Anfrage an den Beauftragten) und dort das Eingabefeld „Beginn am“.
XYZ20.1         Textblock mit Datum und Bezeichnung der Anfragen.
                       (Objekt Anfrage Anfrage an den Beauftragten). Erste Zeile des Eingabefeldes „Beschreibung“.
                       (Text bis Zeilenvorschub, maximal 80 - 90 Stellen).
                       Bild 1a Was im Bericht angedruckt wird
                       Siehe hierzu und zu den anderen Beauftragten-Objekten das größere Bild weiter oben.
XYZ20.2         Ersetzt den Platzhalter XYZ20.1 (Anfrage Aktivität des Beauftragten) und erweitert ihn um das GEBIET.
XYZ21            Summierung der Arbeitsstunden aller in den markierten Ordnern dokumentierten Anfragen an den
                       Beauftragten, deren Bearbeitung im Berichtszeitraum begonnen wurde und einen Eintrag
                       im Feld „Aufwand (h)“ haben.
                       (Objekt Anfrage Anfrage an den Beauftragten) und dort das Eingabefeld „Beginn am“ in Verbindung mit „Aufwand (h)“.



XYZ30            Anzahl aller in den markierten Ordnern dokumentierten Aktivitäten des Beauftragten Aktivität des Beauftragten, deren Bearbeitung
                       im Berichtszeitraum begonnen wurde.
                       (Objekt Job-Aktivität Aktivität des Beauftragten) und dort das Eingabefeld „Beginn am“.
XYZ30.1        Textblock mit Datum und Bezeichnung der Aktivitäten.
                       (Objekt Job-Aktivität Aktivität des Beauftragten). Erste Zeile des Eingabefeldes „Beschreibung“
                       (Text bis Zeilenvorschub, maximal 80 - 90 Stellen).
                       Bild 1a Was im Bericht angedruckt wird
                       Siehe hierzu und zu den anderen Beauftragten-Objekten das größere Bild weiter oben.
XYZ30.2         Ersetzt den Platzhalter XYZ30.1 (Aktivität rAktivitaet) und erweitert ihn um das GEBIET.
XYZ30.3         Ersetzt den Platzhalter XYZ30.1 (Aktivität rAktivitaet) und erweitert ihn um das GEBIET und den GRUND.
XYZ31            Summierung der Arbeitsstunden aller in den markierten Ordnern dokumentierten Aktivitäten des
                       Beauftragten, deren Bearbeitung im Berichtszeitraum begonnen wurde und einen Eintrag im Feld
                       „Aufwand (h)“ haben.
                       (Objekt Job-Aktivität Aktivität des Beauftragten) und dort das Eingabefeld „Beginn am“ in Verbindung mit „Aufwand (h)“.



XYZ40            Anzahl aller dokumentierten Fachkundenachweisen Fachkunde des Beauftragten, deren Teilnahme im Berichtszeitraum
                       begonnen wurde.
                       (Objekt Fachkundenachweis Fachkunde des Beauftragten) und dort das Eingabefeld „Beginn am“.

                       wichtiger Hinweis Hinweis: Es werden alle Fachkundenachweise herangezogen und untersucht.
                                           Also auch die aus anderen Mandantenordnern.
                                           Es reicht vollkommen aus Fachkundenachweise GENAU EINMAL zu dokumentieren.
XYZ40.1        Textblock mit Datum und Bezeichnung der Fachkundenachweise.
                       (Objekt Fachkundenachweis). Erste Zeile des Eingabefeldes „Beschreibung“
                       (Text bis Zeilenvorschub, maximal 80 - 90 Stellen).
                       Bild 1a Was im Bericht angedruckt wird
                       Siehe hierzu und zu den anderen Beauftragten-Objekten das größere Bild weiter oben.
XYZ40.2         Ersetzt den Platzhalter XYZ40.1 (Fachkunde Fachkunde des Beauftragten) und erweitert ihn um das GEBIET.
XYZ41            Addition der Teilnahmestunden aller in den markierten Ordnern dokumentierten Fachkundenachweisen Fachkunde des Beauftragten,
                       deren Teilnahme im Berichtszeitraum begonnen wurde und einen Eintrag im Feld „Aufwand (h)“ haben.
                       (Objekt Fachkundenachweis Fachkunde des Beauftragten) und dort das Eingabefeld „Beginn am“ In Verbindung mit „Aufwand (h)“.



XYZ50            Anzahl aller in den markierten Ordnern dokumentierten geplanten Aktivitäten des Beauftragten Geplante Tätigkeit des Beauftragten,
                       deren Beginn im Warnung Folgejahr des Berichtsjahres liegt.
                       (Objekt Job-Planung Geplante Tätigkeit des Beauftragten) und dort das Eingabefeld „Beginn am“.
XYZ50.1        Textblock mit Datum und Bezeichnung der Job-Planungen.
                       (Objekt Job-Planung Geplante Tätigkeit des Beauftragten). Erste Zeile des Eingabefeldes „Beschreibung“
                       (Text bis Zeilenvorschub, maximal 80 - 90 Stellen). Alphabetisch sortiert.
                       Kein vorangestelltes Datum „Beginn am“.
                       Bild 1a Was im Bericht angedruckt wird
                       Siehe hierzu und zu den anderen Beauftragten-Objekten das größere Bild weiter oben.
XYZ50.2         Ersetzt den Platzhalter XYZ50.1 (Planung Geplante Tätigkeit des Beauftragten) und erweitert ihn um das GEBIET.
                       Beispiel: "Revision: ..."
XYZ50.3         Ersetzt den Platzhalter XYZ50.1 (Planung Geplante Tätigkeit des Beauftragten) und erweitert ihn um das GEBIET und den GRUND.
                       Beispiel: "Revision, Aufforderung: ..."


XYZ50.4        Textblock mit Bezeichnung der Job-Planungen Geplante Tätigkeit des Beauftragten der Vergangenheit einschließlich des Berichtsjahres.
                       (Objekt Job-Planung Geplante Tätigkeit des Beauftragten). Erste Zeile des Eingabefeldes „Beschreibung“ (Text bis Zeilenvorschub, maximal
                       80 - 90 Stellen). Alphabetisch sortiert. Kein vorangestelltes Datum „Beginn am“.
                       Bild 1a Was im Bericht angedruckt wird
                       Siehe hierzu und zu den anderen Beauftragten-Objekten das größere Bild weiter oben.
XYZ50.5         Ersetzt den Platzhalter XYZ50.4 (Planung Geplante Tätigkeit des Beauftragten) und erweitert ihn um das GEBIET.
                       Beispiel: "Revision: ..."
XYZ50.6         Ersetzt den Platzhalter XYZ50.4 (Planung Geplante Tätigkeit des Beauftragten) und erweitert ihn um das GEBIET und den GRUND.
                       Beispiel: "Revision, Aufforderung: ..."



XYZ60           Unterschriftenblock mit der Anschrift des DSB. „Vorname“ plus „Name“, „Straße und Nr.“, „PLZ Straße“
                      plus „Ort“  aus dem Objekt Beauftragter.

Falls Sie die grundlegenden INI-Dateien überarbeiten möchten, schauen Sie bitte in diese Dateien hinein:
     \Database\SystemFiles\INIs\DE\FieldOfActivity.INI
     \Database\SystemFiles\INIs\DE\Motives.INI



Die Platzhalter für Einzahl/Mehrzahl


Platzhalter  Wird ersetzt mit (Einzahl/Mehrzahl)

222werden   wird / werden
222diesen    diesem / diesen
222sind         ist / sind

14sind           ist / sind
14werden     wird / werden

15sind           ist / sind
16sind           ist / sind
17sind           ist / sind

333wurden   wurde / wurden
444wurden   wurde / wurden
555wurden   wurde / wurden
666wurden   wurde / wurden
777wurden   wurde / wurden
888wurden   wurde / wurden

Erweiterung dieser Platzhalter ab opus i Version Build 10xx

80en              _ / en
81en              _ / en
90en              e / en
90er               r / en
91en              _ / en
100en            e / en
101en            _ / en
110en            e / en
111en            _ / en
120en            _ / en
120t               t / en

Ende der  Jahresreportbeschreibung DSGVO (Verarbeitungen des Verantwortlichen).

Kurzanleitung zum Jahresbericht (DSGVO) (Verarbeitungen)

Die Endfassung des Templates des neuen Jahresberichtes können Sie über den Kundenbereich hier herunterladen. Verbesserungsvorschläge bzgl. der Formulierungen sind willkommen.

Schauen Sie bitte einmal in das Template hinein. Sektionen, die Sie nicht benötigen, können gelöscht werden.
Stellen Sie das Template nach  \Database\SystemFiles\INIs\“Sprachkürzel“\DSB-JB-Template-VT.RTF

Folgende Objekte verlangen Ihre Aufmerksamkeit:

- In den Mandantenstammdaten Mandantenstammdaten sind die Registerkarten “Allgemein” sowie “DS-GVO” wichtig. Diese sollten komplett ausgefüllt sein.

- In den Beauftragten Stammdaten Beauftragterstammdaten sind die Namensdaten wichtig.
Zusätzlich die beiden Daten “Bestellt ab”  und  “Bestellt bis”. Beide werden mit dem Berichtszeitraum abgeglichen.
Der Berichtszeitraum des Jahresberichtes kann nicht vor dem Bestellungsdatum (ab) beginnen und nicht nach dem Bestellungsdatum (bis) enden!
Beispiel: wenn Sie ab dem 1.6.2018 bestellt sind, kann als Berichtszeitraum (von) nicht der 1.1.2018 sondern frühestens der 1.6.2018 vorgegeben werden. Der Berichtszeitraum (bis) kann längstens bis zum Datum “bestellt bis” gewählt werden. Deshalb sollte letzteres Datum im Beauftragtenfenster leer bleiben.

- Die Datenschutzverletzungen Datenschutzverletzung werden nur gewertet, wenn sie innerhalb des Berichtszeitraumes erfasst wurden.
Das opus-i-interne Erfassungsdatum muss innerhalb des Berichtszeitraumes liegen. Ein Änderungsdatum wird nicht berücksichtigt.

- Bei den vier Beauftragten-Objekten “Anfragen an den Beauftragten Anfragen an den DSB, Fachkundenachweis des Beauftragten Fachkunde des DSB, Aktivität des Beauftragten Aktivität des DSB, Planungen zukünftiger Tätigkeiten des Beauftragten Geplante Tätigkeit des DSB “ sind wichtig:

- die erste Zeile im Textfeldfeld BESCHREIBUNG
- die Datenfelder “Beginn am”  und  “Beendet am”. Auch diese beiden Daten müssen zum Berichtszeitraum passen.

Erstellen Sie jetzt einmal den ersten Bericht.
 
Ende der Kurzanleitung.

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