Übergreifend. Erinnerungs-E-Mail (ErMail)

# 0.503

Allgemein

Die Erinnerungs-E-Mail (ErMail) soll dazu dienen immer wiederkehrende Aufgaben dem Verantwortlichen in Erinnerung zu bringen. Im Prinzip unterstützt sie also den PDCA-Management-Kreislauf, z.B. die 12 monatige Prüfung und Aktualisierung von Dokumenten oder die wiederkehrende Beurteilung von Risiken.

Die ErMail sollte nicht verwendet werden, um eine einmalige Erinnerung zu generieren.
Für diesen Zweck wäre die Wiedervorlage des betroffenen Objekte die richtige Vorgehensweise.

Die ErMail wird durch das opus i Batchprogramm opusi-SendMailWatcher.exe versandt; also nicht durch opus i selbst.

Stand: 20190218   20180908

Die Eingaben

MAIL GÜLTIG AB
Die ErMail wird nicht vor diesem Datum versandt.

DEAKTIVIEREN AB
Die ErMail wird längstens bis zu diesem Datum versandt. Danach nicht mehr.

VERSANDPERIODE IN STUNDEN
Die ErMail wird laufend nach den hier eingetragenen Stunden versandt. Beispiel: alle 8 Stunden.
 Eintragungen größer 24 Stunden rechnet opus i selbsttätig in Tage um und trägt die Tage dann auch in das Eingabefeld VERSANDPERIODE IN TAGEN ein.

VERSANDPERIODE IN TAGEN
Die ErMail wird laufend nach den hier eingetragenen Tagen versandt. Beispiel: alle 30 Tage.

VERSANDPERIODE  ALLE  MONAT-TAG
Die ErMail wird laufend nach den hier eingetragenen Monatstagen versandt. Beispiel: am 1.1 (01-01), am 1.6. (06-01) und am 1.12. (12-01).

BETREFF  TEXT  ABSENDER
können von Hand oder über die 6 Templates in die Mail eingeschrieben werden.



____________________

Wenigstens ein Template wird mit opus i ausgeliefert. Dieses Template und die anderen müssen im opus i Verzeichnis
     \Database\SystemFiles\BCM1004\ReminderEMailTemplates\”Sprache”\
hinterlegt sein.

Im Template können dauerhaft eingetragen werden:
- SUBJECT (Betreff)
- TEXT
- SENDER (Absender; gültige E-Mail-Adresse)
- RECIPIENT (Empfänger; gültige E-Mail-Adresse)
- PROOF OF DELIVERY RECIPIENT (Versand-Nachweis-Empfänger; gültige E-Mail-Adresse)

In der Eingabeliste  RECIPIENT  und in PROOF OF DELIVERY RECIPIENT  können mehrere E-Mail-Adressen untereinander eingetragen werden. Etwa so:

abc@firma.de
def@firma.de
ghi@firma.de

 diese E-Mail-Adressen dürfen nicht nebeneinander stehen, also NICHT so oder ähnlich:

abc@firma.de,def@firma.de,ghi@firma.de

____________________

EMPFÄNGER
Es können eine oder mehrere E-Mail-Empfänger-E-Mail-Adressen untereinander, nicht nebeneinander, eingetragen werden.

BEI VERSANDFEHLER VERSUCHEN ...
Tritt beim Versand der Mail ein Fehler auf, der die Versendung der E-Mail verhindert hat, kann durch setzen dieser Option der opusi-SendMailWatcher angewiesen werden, die Mail schnellstmöglich noch einmal zu versenden.

VERSANDNACHWEIS AN
Es können eine oder mehrere E-Mail-Adressen untereinander, nicht nebeneinander, eingetragen werden, denen als Nachweis exakt diese Mail ebenfalls zugesandt wird.

Der opusi-SendMailWatcher

 Der opusi-SendMailWatcher muss im gleichen Verzeichnis liegen, wie die Datei opusi.INI - also entweder direkt im opus i Verzeichnis oder, falls dies nicht möglich wäre, muss eine Kopie der opusi.INI zum opusi-SendMailWatcher gestellt werden. Diese Kopie der opusi.INI muss dann aber auch aktuell gehalten werden; manuelle Änderungen an der Originaldatei sind dann entsprechend in der Kopie nachzutragen.

 Der opusi-SendMailWatcher wird NICHT durch opus i gestartet!
Am besten legt man eine Programmverknüpfung auf dem Arbeitsplatz-PC ODER auf dem Server in den Autostartordner oder trägt einen Starteintrag in die Registry ein.

 Der opusi-SendMailWatcher sollte installationsweit genau einmal laufen (also nicht auf verschiedenen PCs mehrmals gestartet werden).

Der opusi-SendMailWatcher prüft ca. alle 5 Minuten ob ErMails zur Versendung anstehen.

opusi-SendMailWatcher
 

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