Datenschutz. Verarbeitungstätigkeiten des Verantwortlichen

# 1.20

Verarbeitungstätigkeit des Verantwortlichen

Markieren Sie mit der Maus den allgemeinen Ordner  , in dem die neue VERARBEITUNGSTÄTIGKEIT erfasst werden soll.

Über KLICK RECHTE MAUSTASTE auf diesen Ordner oder auf die OBJEKTLISTE wählen Sie im Popupmenü NEUES OBJEKT und danach im Block EU-DATENSCHUTZ-OBJEKTE mit der linken Maustaste VERARBEITUNGSTÄTIGKEIT aus. Vergeben Sie den gewünschten Namen und öffnen Sie danach mit Doppelklick diese Verarbeitungstätigkeit zur Bearbeitung.

Zur Verarbeitungstätigkeit müssen die Registerkarten ALLGEMEIN, WEITERE EIGENSCHAFTEN und BEZIEHUNGEN ausgefüllt werden.

Registerkarte ALLGEMEIN

SENSIBILITÄT ist eine allgemeine Info, die durch opus i im Datenschutz-Dashboard visualisiert wird.

STATUS ebenso.

OBJEKTSCHUTZBEDARF DATENSCHUTZ ist eine spezielle, datenschutzbezogene Info, die im Datenschutz-Dashboard visualisiert wird.

GEMEINSAMES OBJEKT. Verarbeitungen, die zentral gehostet und bei vielen rechtlich selbständigen Stellen (Dritten)  genutzt werden, sind im datenschutzrechtlichen Sinne “gemeinsame Verarbeitungen”, die jeweils beim Nutzer, also auch beim Dritten, als eigene Verarbeitung dokumentiert und verantwortet werden müssen. Um diesen Sachverhalt in opus i übergreifender zu realisieren (es gibt auch gemeinsam verwendete Server, Anwendungen, Lizenzen, usw.) haben wir diesen Sachverhalt “gemeinsames Objekt” genannt.
Die Handhabung:
Das gemeinsames Objekt wird zentral vollständig dokumentiert, dann kopiert und bei den anderen Stellen eingefügt. Das gemeinsame Objekt ist bei jeder Stelle ein ABGELEITETES GEMEINSAMES OBJEKT geworden, kein DUPLIKAT, keine KOPIE sondern ein neues eigenständiges Objekt; es behält allerdings die Verbindung zum Original. Die verantwortliche Stelle ändert die Dokumentation entsprechend den eigenen Gegebenheiten. Original und abgeleitetes gemeinsames Objekt können sich also unterscheiden, insbesondere dann, wenn sie mit der Zeit unterschiedlich dokumentiert werden.
Das gemeinsame Objekt wird nicht als ref:Objekt eingefügt (dann würde es ein und dasselbe Objekt bleiben)!  

Beantworten Sie die gestellten FRAGEN in der Spalte ANTWORT und/oder DOKUMENTENLINK.

ANTWORT KORREKT & BELASTBAR ist eine allgemeine Info, die im Datenschutz-Dashboard visualisiert wird.
Belastbar ist so zu verstehen: hält die Antwort einer Revision/Qualitätsprüfung stand?
Setzen Sie ein Häkchen, wenn Sie dieser Meinung sind.

HINWEIS. Falls Sie zur Antwort etwas erläutern möchten.

Zusätzliche Funktionen

Die möglichen zusätzlichen Funktionen, die zur Verarbeitungstätigkeit ausgeführt werden können, befinden sich auf den Buttons die einem Internet-Link nachgebildet sind, z.B.  .

Registerkarte WEITERE EIGENSCHAFTEN

Die weiteren Eigenschaften der Verarbeitung, die über Textbausteine erfasst werden, werden über den Button  erfasst. Näheres zu diesen Textbausteinen siehe hier.

Inhalt der Erfassungsliste festlegen.
Sie können selbst bestimmen, welche Weiteren Eigenschaften zur Erfassung bereitgestellt werden. Dies geschieht immer im Hauptobjektfenster auf der Registerkarte WEITERE EIGENSCHAFTEN und dort unten links.

Vorgriff auf Registerkarte BEZIEHUNGEN

Auf der Registerkarte BEZIEHUNGEN werden die Beziehungen der einzelnen Untereigenschaften erfasst und dargestellt.
Bereits hier, auf der Registerkarte WEITERE EIGENSCHAFTEN können Massenzuordnungen vorgenommen werden.

Im ersten Schritt wird die erste Gruppe der Untereigenschaften markiert und über das Popupmenü zur weiteren Bearbeitung vorgemerkt.
Im zweiten Schritt wird die zweite Gruppe der Untereigenschaften markiert und über das Popupmenü der erstmarkierten Gruppe zugeordnet:

Beispiel:



Datenempfänger


werden



Datenkategorien

zugeordnet

Schritt 1     auf der Registerkarte WEITERE EIGENSCHAFTEN

Schritt 2     auf der Registerkarte WEITERE EIGENSCHAFTEN

Registerkarte BEZIEHUNGEN / TRANSPARENZ / SDM

Auf dieser Registerkarte wird die Verarbeitung “transparent gemacht”.

Die Transparenz wird geschaffen, wenn die Beziehungen von Rechtsgrundlagen, Datenarten oder der Datenübermittlung zu den anderen Weiteren Eigenschaften durch Setzen des Häkchens in der Spalte VERBUNDEN MIT DIESER EIGENSCHAFT kenntlich gemacht wird.

Beispiele:

Die Abteilungsleitung erhält die Anwesenheitszeiten (aber nicht die Bankverbindung usw.)


Gerichte übermitteln uns Pfändungsdaten

DIE TABELLENSPALTEN

ANTWORT KORREKT & BELASTBAR siehe oben

MEMO FÜR DIESES OBJEKT ist vorgesehen, um einen Hinweis speziell zu dieser Info und speziell für diese Verarbeitungstätigkeit zu hinterlegen. Dokumentenlink kann eingefügt werden - rechte Maustaste.

ERLÄUTERUNG ist nur lesbar, also nicht beschreibbar. Vorgegeben in der WEITEREN EIGENSCHAFT selbst.

TERMIN und ABGESCHLOSSEN falls ein Termin gesetzt und der Abschluss der Arbeit dokumentiert werden soll.

WIEDERVORLAGE opus i überwacht diesen gesetzten Termin. Beachten Sie die OPTIONEN “Übergreifend, 12 sowie 13 und 20”

Registerkarte BEZIEHUNGEN DER EIGENSCHAFTEN ZUEINANDER

Die Registerkarten TRANSPARENZ ZU... und die Registerkarte STANDARD DATENSCHUTZ MODELL werden automatisch gefüllt aus den dokumentierten BEZIEHUNGEN der Weiteren Eigenschaften zueinander.
Die Transparenz der Verarbeitung ist gegeben, wenn keine der dort gezeigten Tabellenzellen leer bleibt.

Registerkarten TRANSPARENZ ZU... und STANDARD DATENSCHUTZ MODELL

Stand: 20171227

Mehrfachselektion ist hier nicht möglich. Aber auf der Registerkarte WEITERE EIGENSCHAFTEN. Siehe Bilder obendrüber.

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