Datenschutz. Die Beziehungen der Informationen zueinander

# 1.21

Registerkarte BEZIEHUNGEN / TRANSPARENZ / SDM

Bereits zur Zeit des BDSG mussten zu jedem Verfahren die Beziehungen von EMPFÄNGERN, ZUGRIFFSBERECHTIGTEN und BETROFFENEN zu den einzelnen DATENARTEN dargestellt werden.
In den damaligen Aufnahmeformularen sah das dann so aus:

Ausgangspunkt ist Tabelle 3 auf der rechten Seite.

Registerkarte BEZIEHUNGEN DER EIGENSCHAFTEN ZUEINANDER

Stand: 20180619

Datenfeld 1, die Anschrift, betrifft den Mitarbeiter (Tabelle 4); Sachbearbeitung, Abteilungsleitung und Abteilungssekretariat haben Zugriff darauf (Tabelle 5); das statistische Landesamt erhält alle 180 Tage diese Anschrift, Kreditinstitute alle 30 Tage, die Schufa alle 360 Tage usw. (Tabelle 6.2)
Datenfeld 4, weitere Vornamen, betrifft den Mitarbeiter; aber nur die Sachbearbeitung hat Zugriff darauf; nur der Schufa und Krankenversicherung werden die ‘weiteren Vornamen’ übermittelt.
Datenfeld 5, Tarifstufe, betrifft den Mitarbeiter; Sachbearbeitung, Abteilungsleitung und Abteilungssekretariat haben Zugriff darauf; aber nur dem statistischen Landesamt wird die ‘Tarifstufe’ übermittelt.

Durch die Darlegungen in den Beweggründen zur DSGVO und der Forderung nach Transparenz, die sich über die komplette DSGVO durchzieht, sind nun mehr Beziehungen darzustellen, als die, die zu Zeiten des BDSG gefordert waren.

Um diese höheren Forderungen an Transparenz darzustellen, haben wir dies in opus i über zwei Tabellen realisiert.

     ALLES  IST  MIT  ALLEM  VERKNÜPFBAR!

Und da diese Verknüpfungen, also die Beziehungen der Infos untereinander, für den DSB das wichtigste Beurteilungsinstrument sind, sollten die Beziehungen möglichst tief dargestellt werden.

     ES GILT:
     Je höher das Risiko für den Betroffenen, desto transparenter muss die Verarbeitung dargestellt werden.

     ES GILT INSBESONDERE:
     Geht es um besonders schutzwürdige Betroffene:  Kinder, Schüler, Mitarbeiter, Kranke, Pflegebedürftige, Patienten,
     usw., ist die maximale Transparenz darzustellen und jede sachlich richtige Verknüpfung herbeizuführen.
     Schalten Sie in diesem Falle die OPTION 1 bei den Datenschutzoptionen ein.


Wir zeigen nun anhand von einigen Bildern, wie Beziehungen dargestellt werden können.
Es sind Beispiele ohne Anspruch auf Richtigkeit.

Die Mindestforderungen sind: zeigen Sie auf, welche internen und externen Empfänger und welche Zugriffsberechtigte erhalten welche Daten oder sehen diese ein.

Die Abteilungsleitung erhält Anwesenheitszeiten und das Gehalt

Der Betriebsarzt erhält Einblick auf/in die Berufsgefahrengruppe

Die Krankenversicherungen erhalten die Anschriften, die Kinderanzahl, die Bankverbindung usw.

Lebensversicherungen erhalten die Anschriften, die Bankverbindung und Beitagsdaten

Jetzt erhöhen wir die Transparenz und zeigen

Zur Personalverwaltung benötigen wir die rot eingerahmten Daten ... aber NICHT die Gesundheitsdaten, die Berufsgefahrengruppe und die Pfändungsdaten.

Zur Übermittlung verarbeiten wir die rot eingerahmten Daten ... und die Rechtsgrundlage, die uns zur Übermittlung berechtigt/verpflichtet ist eine gesetzliche Vorschrift.

Aufgrund des Arbeitsvertrages verarbeiten wir die rot eingerahmten Daten.

Um die maximale Verknüpfungsmöglichkeit zu erhalten, setzen wir OPTION 1, Datenschutz

und können nun verknüpfen...

die Datenarten, die der 10-Jahres-Löschfrist unterliegen.

die Datenarten, die wir vom Finanzamt übermittelt bekommen und die dieser Übermittlung zugrundeliegende Rechtsvorschrift.

die Rechtsgrundlage, aufgrund derer die gezeigten Daten übermittelt werden, ist eine gesetzliche Vorgabe.

An Krankenversicherungen werden monatlich die gezeigt Datenarten übermittelt.

An Lebensversicherungen werden die gezeigt Datenarten per Internet übermittelt.

Zusammenfassung:

Je höher das Risiko für Betroffene oder je schützenswerter der Betroffene ist, desto mehr Transparenz sollte dem Datenschutzbeauftragten zur Beurteilung einer Verarbeitungstätigkeit geboten werden.

Wir verknüpfen, was sachlich zusammenpasst.

Ende.

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